HISTÓRIAS DE SUCESSO EM TRÊS INDÚSTRIAS QUE UTILIZAM O DAMAP
Nos últimos anos, as empresas aumentaram consideravelmente as suas tarefas de controlo e auditoria e a automatização de processos está a ajudar as empresas a realizar estas tarefas de forma mais eficiente. Uma das razões do sucesso é o facto de as empresas e os seus líderes começarem a compreender a necessidade de se transformarem e de incorporarem a tecnologia nos seus processos para crescerem. A novidade reside no facto de que cada um deles, com as suas especificidades e diferenças, pode facilmente incorporar a plataforma de reconciliação automática DaMap na sua própria indústria como parte deste processo de automatização. Por exemplo, no caso das empresas de turismo que já o utilizam, dado que têm grandes volumes de transacções para reconciliar, permitiu-lhes encontrar diferenças tão significativas na contabilização dos bilhetes de avião que é agora impensável voltar à metodologia anterior de controlo por folhas de cálculo. Quanto ao futuro desta ferramenta, a Reconciliação RPA parece ter vindo para ficar e revolucionar as grandes e pequenas empresas. Mas de que forma?
COMO FUNCIONA A RECONCILIAÇÃO RPA?
Para perceber um pouco mais sobre como a robotização automática das reconciliações vai revolucionar as empresas, é essencial saber como funciona esta tecnologia. A automatização especializada em reconciliações simples e complexas dá às empresas a possibilidade de gerar reconciliações de todos os tipos, entre diferentes sistemas. As mais frequentes e necessárias são a financeira, a de stocks e a contabilística.
A reconciliação é efectuada através de um sistema automatizado na nuvem ou pode ser instalada em servidores próprios. Independentemente da modalidade escolhida, na nuvem ou no seu próprio servidor, em apenas alguns minutos o sistema produzirá um resultado que poderia levar horas ou mesmo dias para ser produzido manualmente. Em suma, a DaMap, com o seu sistema de Reconciliação RPA, é a solução para as tarefas titânicas repetitivas e morosas.
Isto significa que as empresas poderão utilizar uma plataforma digital para reconciliar todos os tipos de documentos, reduzir o tempo em tarefas repetitivas, ganhar eficiência e evitar erros. Como resultado, terão melhores relatórios para a tomada de decisões e os funcionários poderão dedicar mais tempo a tarefas de análise ou de gestão.
CORRESPONDÊNCIA AUTOMÁTICA NO SECTOR FINANCEIRO
A primeira instalação da DaMap foi para a Sistarbanc, a empresa uruguaia que processa as transacções Visa e SPE (Sistema de Pagos Electrónicos) no país. Até então, não existia uma ferramenta adequada que satisfizesse as necessidades da empresa: elevada segurança, grande capacidade de armazenamento, capacidade de processamento de informação e algoritmos complexos de resolução de problemas.
Quando foi implementado, era um sistema concebido para utilização técnica, mas pouco depois foi decidido centrar-se na experiência do utilizador. Para atingir este objectivo, a equipa concebeu uma interface muito simples e de fácil utilização. A premissa era que qualquer pessoa dos serviços administrativos e contabilísticos, após uma breve formação, poderia operá-lo.
Uma vez que o protótipo de teste funcionou satisfatoriamente, avançou-se no desenvolvimento de uma plataforma de servidor Web definitiva em fonte aberta. A primeira fase centrou-se nas reconciliações do SPE (Sistema de Pagamentos Electrónicos) em pesos, depois incluiu a conta do SPE em dólares e, na fase final, o resto das 8 contas bancárias do Sistarbanc que foram reconciliadas por uma empresa de contabilidade com excesso de pessoal.
Actualmente, todas as contas bancárias do Sistarbanc são conciliadas pelo sistema DaMap. Graças à plataforma, melhoraram radicalmente os tempos de reconciliação, reduziram continuamente os custos e detectaram anomalias ou erros nos dados a reconciliar numa fase precoce.
CORRESPONDÊNCIA AUTOMÁTICA NO TURISMO
No sector das viagens e do turismo, o O Automatic Matching resulta em processos mais seguros, informações mais claras e, acima de tudo, permite que as agências apresentem reclamações à IATA em tempo útil, a fim de recuperar importantes valores monetários incorrectamente contabilizados na gestão dos bilhetes. O primeiro operador turístico a instalar o sistema foi a Abtour. Precisava de reconciliar os ficheiros dos bilhetes IATA com o seu sistema de contabilidade. A instalação era muito importante porque era a primeira do género numa nova empresa e colocava um problema diferente. Foi o desenvolvimento que provou que a plataforma DaMap é capaz de se adaptar rapidamente a todos os tipos de processos de reconciliação.
Os testes foram efectuados com dados reais e os 
A configuração da plataforma de reconciliação dos dados IATA foi efectuada em apenas três dias, para satisfação do cliente. Depois aconteceu uma coisa curiosa. Durante seis meses, a DaMap não recebeu qualquer comunicação da empresa e começou a recear o pior: que não estivesse a funcionar correctamente ou que não estivesse a ser utilizada. No entanto, na reunião de acompanhamento, a responsável pela conciliação da Abtour declarou estar absolutamente satisfeita com o sistema e sublinhou que, pela primeira vez, as conciliações estavam actualizadas. Além disso, sublinhou que o sistema desempenhava perfeitamente a sua função, não tinha Os bugs eram intuitivos e fáceis de utilizar.
Oito meses após o acordo com a Abtour, chegou a Planet Travel, outro operador turístico, que necessitava de uma solução semelhante à aplicada na Abtour. A instalação nos servidores da Planet Travel com a experiência adquirida demorou apenas duas horas. Graças a esta segunda implementação, a DaMap é agora uma referência para a reconciliação no sector das agências de viagens. A reutilização dos conhecimentos adquiridos noutra empresa do sector foi fundamental e fez com que tanto o planeamento como o desenvolvimento fossem um sucesso.
CORRESPONDÊNCIA AUTOMÁTICA NO COMÉRCIO RETALHISTA
O Jüsto é o primeiro supermercado 100% online no México e, até há pouco tempo, as suas reconciliações eram feitas da forma tradicional, com folhas de cálculo. Devido ao seu crescimento exponencial, decidiram dar um salto, mudar para um sistema automatizado, uma vez que todas as previsões anunciavam que o processamento manual estava prestes a entrar em colapso.
A procura começou localmente e nenhum dos sistemas existentes os convenceu. A empresa entrou em contacto com outras empresas na América Latina para a reconciliação automática, mas o sistema não satisfazia os requisitos da Jüsto. Contactando a DaMap e testando o demoreconheceu imediatamente que tinha encontrado o que precisava. Tanto a parametrização do produto como a execução dos primeiros processos de reconciliação foram muito rápidos. Também neste processo, a equipa DaMap, em diálogo com a equipa Jüsto, identificou possíveis melhorias, que foram desenvolvidas de forma específica e muito rápida.
A Jüsto é uma empresa dinâmica e inovadora e, após a conclusão da implementação, destacou-se o processo eficiente de colocação do sistema em produção e a compreensão que receberam relativamente às necessidades que tinham. Sublinhou a importância de terem uma empresa parceira como a DaMap, que demonstrou a sua capacidade de resposta e soluções eficazes para os desafios e obstáculos que uma empresa em plena expansão pode encontrar. De facto, no espaço de um mês após a utilização da DaMap Cloud, a Jüsto solicitou a duplicação da capacidade do sistema para fazer face ao crescimento das vendas que se avizinhava. Este aumento de capacidade não exigiu qualquer alteração dos sistemas internos.
DAMAP E NOVOS CLIENTES
O DaMap responde a uma mudança de paradigma e é a resposta criativa e inovadora a um problema comum em muitas empresas, independentemente do sector. Qualquer tipo de empresa que necessite de efectuar reconciliações pode adquiri-lo. A ferramenta permite-lhe incorporar gradualmente mais conhecimentos nos seus processos graças à sua flexibilidade de crescimento e à sua base sólida. A sua utilização é escalável e podem ser acrescentados novos algoritmos para resolver cada vez mais problemas.
Sem dúvida, o conhecimento adquirido em cada sector acrescenta valor à plataforma e à equipa. O crescimento é exponencial, uma vez que incorpora e contém tanto algoritmos como as melhores práticas aprendidas em todas as empresas que o utilizam. Quando uma empresa adquire a DaMap, não está apenas a comprar uma ferramenta, mas um sistema que contém conhecimentos especializados em vários sectores.
Cada novo cliente dá à DaMap a possibilidade de incorporar mais funcionalidades e mais algoritmos. Cada novo desenvolvimento e funcionalidade beneficia os clientes novos e actuais, bem como os futuros. A forma de crescer e aprender é, e será sempre, colaborativa.
