La complejidad detrás de los nuevos métodos de pago

Entre tarjetas, pasarelas digitales y métodos emergentes como QR, pagos biométricos o Tap to Phone, las opciones para cobrar se han vuelto ilimitadas. Pero a medida que estas opciones crecen, mantener el control contable se vuelve cada vez más complejo.

La dificultad no reside solo en la cantidad de medios, sino también en que cada uno presenta la información en formatos distintos. Bancos, procesadoras de tarjetas y plataformas digitales utilizan estructuras propias. No existe un formato global.

Esto vuelve el proceso de conciliación financiera —es decir, el control de ingresos y su correspondencia con los registros contables— una tarea artesanal que frena el trabajo contable y afecta negativamente el flujo de caja de las empresas.

El desafío de las conciliaciones en la práctica

Muchas empresas intentan resolver esta complejidad sumando personal para ejecutar conciliaciones en tareas separadas. Otras simplemente comparan totales generales al cerrar la contabilidad, dejando de lado detalles clave que podrían optimizar la gestión.

Mientras la tecnología avanza, no todas las organizaciones logran adaptarse. Esto genera pérdidas de tiempo, recursos y oportunidades.

¿Cómo simplificar lo complejo?

Las buenas prácticas adquiridas en la optimización de procesos contables muestran una lección clave: para simplificar lo complejo, primero hay que organizar el proceso de conciliación en etapas claras y manejables.

No todas las empresas necesitan un enfoque por etapas, pero en escenarios con múltiples medios de pago y agentes de cobranza, este enfoque permite mayor trazabilidad, segmentación y aplicación de reglas específicas de matcheo.

1. Fuentes de datos

Los datos pueden provenir de distintos canales y en diversos formatos como Excel, CSV o PDF. Conectar estas fuentes mediante APIs no solo automatiza la extracción de información, sino que mejora la interoperabilidad y reduce la intervención manual.

El uso de Open Banking permite acceder a datos bancarios de forma segura y automatizada.

2. Conciliación en etapas

Etapa 1 – Ventas vs POS: verificar que las ventas del sistema de facturación coincidan con los movimientos del POS.

Etapa 2 – POS vs Vouchers: validar que los registros del POS coincidan con los reportes de las procesadoras de tarjetas.

Etapa 3 – Vouchers vs Liquidación: analizar los reportes de las procesadoras para identificar ventas pendientes de cobro y compararlas con las liquidaciones.

Etapa 4 – Liquidación vs Banco: confirmar que los pagos registrados en las liquidaciones se reflejen como depósitos en las cuentas bancarias.

Etapa 5 – Banco vs Contabilidad: conciliar los depósitos bancarios con los registros contables para cerrar el ciclo.

3. Gestión de pendientes

Los movimientos sin coincidencia pueden identificarse con mayor claridad y asignarse como tareas específicas para su resolución.

4. Generación de reportes

La generación de reportes se vuelve más sencilla y precisa, mostrando qué conciliaciones están completas, cuáles están pendientes y dónde están las inconsistencias. Esto permite identificar ventas cobradas y no cobradas, aportando información clave para decisiones financieras.

5. Control y auditoría

Asignar responsables por etapa y establecer controles garantiza trazabilidad, cumplimiento de plazos y una supervisión efectiva.

6. Escalabilidad y adaptabilidad

Estandarizar el proceso de conciliación facilita sumar nuevos procesos o adaptarse a fuentes y formatos distintos, incluso si la empresa crece y aumentan los volúmenes de datos.

Aplicaciones prácticas para tu negocio

Estas claves deben acompañarse de automatización. Al automatizar, puedes:

• Reducir errores manuales.
• Ahorrar tiempo y recursos.
• Tener mayor control y transparencia.
• Tomar decisiones con datos precisos y actualizados.
• Evitar pérdida de información clave.

¿Por dónde empezar?

Si tu empresa enfrenta retos en la conciliación de sus procesos financieros, esta guía es un punto de partida para entender cómo organizar, simplificar y optimizar cada etapa.

Con el enfoque adecuado y herramientas innovadoras, la conciliación puede transformarse de un cuello de botella en una ventaja competitiva para tu negocio.